Wer früher eine Telefonkonferenz (kurz: Telko) mit vielen Teilnehmern veranstalten wollte, brauchte dazu eine spezielle Telefonanlage, deren Anschaffung inklusive Installation in der Regel mit hohen Kosten verbunden war. Heute gibt es hingegen viele Unternehmen, die Telkos als Dienstleistung zu günstigen Preisen anbieten. Bevor man sich auf die Suche nach einem solchen Anbieter begibt, sollte man sich jedoch eine kurze Checkliste als Entscheidungshilfe anlegen.
Teilnehmeranzahl, Nutzungshäufigkeit und Kosten
Das erste Auswahlkriterium sollte die Zahl der Personen sein, die an einer Telefonkonferenz teilnehmen können. Im Fall von internationalen Telkos ist zudem noch wichtig, darauf zu achten, dass der Telefonkonferenzanbieter neben inländischen Einwahlnummern auch lokale Nummern der betreffenden Länder der übrigen Teilnehmer bietet. Zwar ist es in der Regel problemlos möglich, dass Konferenzteilnehmer sich über Rufnummern eines anderen Landes in Telkos einwählen. Allerdings wäre dies deutlich teurer, als wenn ihnen eine lokale Einwahlnummer des Aufenthaltslandes zur Verfügung stünde. Das gilt zumindest dann, wenn alle Teilnehmer einen eigenen Kostenanteil zu tragen haben, was aber nicht zwingend der Fall sein muss. Je nach Kostenszenario muss der sogenannte Moderator die Kosten nämlich alleine tragen, was unter bestimmten Umständen auch klar anzuraten wäre. So zum Beispiel bei firmeninternen Konferenzen, bei denen es unangebracht wäre, wenn die teilnehmenden Mitarbeiter für die Konferenzkosten aufkommen müssten. In Hinblick auf Vielnutzer ist noch anzumerken, dass es auch im Bereich der Telkos mittlerweile Flatrates gibt, die je nach Häufigkeit der Konferenzführung und Teilnehmerzahl deutlich günstiger sein können, als bei einer Abrechnung pro Kopf und Minute (informieren Sie sich zum Beispiel auf talkyoo.net).
Zusatzfunktionen, Service und Sprachqualität
Neben reinen Telefonkonferenzen gibt es heutzutage unter anderem noch Videokonferenzen und sogenannte Webkonferenzen, bei denen die Konferenzteilnehmer über das Internet kommunizieren und auf diesem Wege sogar auf eingebundene Computer zugreifen können. Weitere praktische Zusatzfunktionen sind unter anderem das automatische Aufzeichnen der Konferenz und die Teilnehmersteuerung, über die der Moderator gezielt einem einzelnen Teilnehmer das Wort erteilen kann. Des Weiteren verdienen selbstverständlich noch der gebotene Kundenservice und die Sprachqualität eine besondere Aufmerksamkeit.
Die Sicherheit nicht vernachlässigen
Da die Sicherheit eines der wichtigsten Kriterien überhaupt ist, sollten sich sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen gründlich über den gewählten Konferenzanbieter informieren. Professionelle Anbieter erkennen Sie an Sicherheits-Zertifizierungen, wie etwa vom TÜV oder anderen vergleichbaren Institutionen.
Image: Nachtfalke – Fotolia
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